תרבות ארגונית מנצחת- מה זה ואיך מפתחים אחת כזו?
חלק רביעי:
תקשורת פנים ארגונית כמנוף ליצירה וחיזוק של תרבות ארגונית בריאה
בעולם העסקי של היום, שבו המרחק בין עובד לעובד יכול להיות מרחבי יבשות או רק צעדים ספורים באופן ספייס, התקשורת הפנימית בארגונים הפכה לאחד הגורמים המרכזיים ליצירה וחיזוק של תרבות ארגונית בריאה.
זה לא סתם עניין של "לדבר אחד עם השני", או "להוריד מסרים בצורה אפקטיבית". זו סוגיה של חיבור, של זרימה רב-כיוונית יעילה ומהירה, של הקשבה, של אמפתיה ניהולית שזורמת בעורקי התקשורת הללו.
תקשורת פנים ארגונית איכותית היא אומנות ומדע במקביל.
מדע, כי יש כלים ותיאוריות שמסבירות איך לבצע אותה נכון, ואומנות, כי כל ארגון, כמו כל אדם, הוא עולם ומלואו, עם אופי, אתגרים, צרכים ורגישויות משלו.
אחד האתגרים המשמעותיים הוא להבין כיצד למצוא את השפה המשותפת ולבסס את ערוצי התקשורת הפנים-ארגוניים הנכונים אשר יאפשרו לכל עובד להרגיש חלק ממשהו הגדול ממנו, להיות מחובר ומעורב, לתת ולקבל תמיכה, לחלוק רעיונות ולצמוח יחד כצוות.
עד כאן ממעוף הציפור. עכשיו בואו נדבר תכל'ס.
איך אנחנו מקדמים תקשורת פנים ארגונית איכותית וממנפים דרכה תרבות ארגונית בריאה?
ברמת הצוות- תתחילו לבצע 'פגישה היומית של חמש דקות'.
זהו כלי פשוט אך חזק, שנועד לשפר את התקשורת, לחזק את תחושת השייכות, ולעודד תרבות ארגונית חיובית. וככה זה עובד:
- תזמון ומיקום: קבעו זמן קבוע כל יום, נגיד בבוקר, לפני שהיום מתחיל. הפגישה יכולה להתקיים פיזית במקום מרכזי במשרד או בשיחת וידאו, בהתאם לצוות.
- השתתפות: כל הצוות משתתף. אם הצוות גדול מדי, ניתן לחלק אותו לקבוצות קטנות יותר.
- תוכן: בכל פגישה, אחד או שניים מהמשתתפים משתפים משהו קצר:
– מה הם עובדים עליו היום?
– איזו הצלחה קטנה הייתה להם אתמול?
– איזה אתגר הם עומדים בפניו ואולי צריכים עזרה או משוב?
- תמיכה ושיתוף: הזדמנות לבקש עזרה, להציע תמיכה, או לשתף רעיונות ומשאבים.
- תודות, הוקרות, ברכות, כפיים.
הסתיימו חמש דקות? אין לכם ישיבה מקצועית להמשיך איתה? שחררו את הצוות בחיוך ובמילה טובה!
לא לשכוח-הפגישה צריכה להיות קצרה ומתוקתקת. חמש דקות הן מספיק זמן לעבור על הנ"ל בצורה יעילה, בלי לבזבז זמן יקר.
ברמה הארגונית- תתחילו לקיים 'פורומים פתוחים רבעוניים'.
זהו כלי מעולה המאפשר שיתוף פעולה, שקיפות והשפעה הדדית בין כל שכבות הארגון.
פורומים אלו מספקים "הצצה לרגע אל מאחורי הקלעים האסטרטגי" של הארגון, ומאפשרים לכל עובד לשמוע ישירות מההנהלה על מצב הארגון, תוכניות עתידיות, ואתגרים נוכחיים, וכן להביע דעות, שאלות, והצעות.
איך זה עובד?
- תדירות: הפורומים מתקיימים על בסיס קבוע. פעם ברבעון זו תקופה טובה לדעתי.
- הזמנה והשתתפות: כל העובדים בארגון מוזמנים להשתתף. הפורום יכול להתקיים באופן פיזי במיקום מרכזי או באמצעות וידאו קונפרנס, ע"מ לאפשר השתתפות רחבה ככל הניתן.
- מה קורה בכנס?
– עדכונים מהנהלה: מצב הארגון, הישגים מרכזיים מהרבעון הקודם, תוכניות לרבעון הקרוב ועתיד הארגון.
– שאלות ותשובות: פתחו פורום לשאלות מהעובדים, כאשר ניתן לשלוח שאלות מראש או לשאול בזמן אמת.
– פאנל דיון עם מנהלים: עם נושא מרכזי שנבחר מראש (בשיתוף העובדים), עם הזדמנות לדיון פתוח אמיתי.
- אחרי הכנס: עודדו משוב לאחר הפורום, בין אם דרך סקרים דיגיטליים או בשיחה חופשית (מונחית ומתועדת), לשם שיפור תהליכים ותקשורת בעתיד.
הרעיון המרכזי פה הוא תקשורת רב-כיוונית. זה לא 'נאום לאומה' של המנכ"ל עם מצגת יפה שהכינו בשיווק. זה פורום פתוח ושטוח בו עובדים ומנהלים מחלקים שונים בארגון נפגשים ומשוחחים על מה שחשוב להם בעבודה!
וזוהי, כאמור, הזדמנות לאפשר לעובדים הצצה לחשיבה האסטרטגית של ההנהלה והחלטות קריטיות, מה שגורם לשלושה דברים לקרות: ראשית, מגביר את האמון והמחוברות בקרב עובדים, שמרגישים שיש להם קול ושהם יכולים להשפיע על כיוון הארגון, שנית, יוצר חיבור בין העובדים להנהלה ובינם לבין עצמם (ברחבי הארגון), מקטין את הפערים ומגביר את התחושה של עבודה צוותית למען מטרה משותפת, ולבסוף, מאפשר לארגון פיתוח 'חיישנות'- זיהוי וטיפול באתגרים, בכך שמאפשר להנהלה לשמוע על אתגרים בזמן אמת ולהגיב להם מהר יותר.
וכל אלו, בסופו של דבר, תורמים ליצירת תרבות ארגונית חיובית ולהגברת הצלחות הארגון!