מאמנים פנים ארגוניים ככלי להטמעת ידע וליצירת שינוי וצמיחה בארגון

בשני העשורים האחרונים הפך האימון (coaching) לכלי עבודה פופולארי, יומיומי ומשמעותי בעבור אלפי מנהלים ועובדים בארגונים וחברות כמו גם אנשים פרטיים ברחבי העולם.

מנהלים שחוו תהליכי אימון וארגונים בהם עבדו מאמנים או יועצים ארגוניים המצוידים בכלי האימון מדווחים על פריצות דרך, צמיחה ומצוינות בעקבות השימוש בכלי וכמות המאמנים ובתי הספר לאימון הפועלים בשוק הולכת וגדלה משנה לשנה.

האימון הוא פרקטיקת עבודה,המבוססת הן על מתודות מעולם הפסיכולוגיה ומדעי ההתנהגות והן על כלים ושיטות מעולם הספורט (משם לקוח המונח), פרקטיקה שבבסיסה מערכת יחסים, עבודה משותפת של מתאמן ומאמן שמטרתה ליצור פריצות דרך, צמיחה והצלחות משמעותיות בתפקודו של המתאמן תוך שימוש בחשיבה תוצאתית, בכלי תקשורת בינאישית מתקדמים, ובעבודה מתוך ערכים וחזון אישי ארוך טווח, אחריות, מעורבות ופרו- אקטיביות.

אך מעבר לאותה פרקטיקה (אותה אכנה במאמר בשם "התהליך האימוני") נמצאת, לדעתי, מהות העניין, ה"שפה האימונית".

אותה "שפה אימונית" הינה צורת חשיבה ותפישת עולם ערכית המכוונת את התהליך האימוני לאורה.

בעניין ה"שפה האימונית" ארחיב בהמשך, כמו גם בנושא התהליך האימוני.

מעבר לתהליך האימוני עצמו, ואולי לא מעט בזכותו ובזכות מתאמנים החלו להיות מוטמעות אותן צורות חשיבה ושיטות עבודה "אימוניות" מתקדמות בתוך ארגונים, גם בקרב אלו שלא חוו על בשרם את תהליך האימון עצמו, אלא המעגל שמסביבם, כפיפים, מנהלים וקולגות.

ארגונים רבים הולכים ועוברים לדבר ב"שפה אימונית", שפה של ערכים, חזון ארוך טווח, מטרות, יעדים, חשיבה חיובית, שאילת שאלות מעצימות ושאר מאפיינים של עולם האימון, והתוצאות ניכרות בשטח, הן בתפוקות "קשות" של הארגון (יעדי מכירות, שירות  וצמיחה) והן בתפוקות "רכות" (יחסי אנוש, סביבת עבודה מעצימה וכד').

בתוך אותה מציאות ואקלים ההולכים ונבנים בארגונים אלו ישנו מקום חשוב ביותר ליצירת פונקציה של מאמנים פנים- ארגוניים.

במאמר זה אנסה להציג את אותה פונקציה, אתאר את הסיבות, התפקידים והתועלות שהיא מביאה לארגון ולעובדיו, אתאר את עיקרי תהליך ההכשרה לתפקיד ואנסה לענות על מקצת השאלות בנושא, וביתר פירוט:

1. מהי סביבה ואקלים ארגוני ה"מדבר בשפה אימונית" ?

2. מיהו המאמן הפנים- ארגוני ומהם מאפייניו ?

3. מהם תפקידיו העיקריים של המאמן הפנים- ארגוני ?

4. מהן התועלות אותן ממלא המאמן הפנים- ארגוני עבור הארגון ?

5. אילו תועלות הוא ממלא עבור העובדים ?

6. כיצד מתבצעת הטמעת ה"שפה האימונית" והפרקטיקה בתוך הארגון ?

7. מהו אופי תהליך ההכשרה לתפקיד ?

8. מה בין מאמן פנים- ארגוני לבין יועץ ארגוני/ מאמן חיצוני לארגון וכד' ?

 

אז, קדימה, לעבודה !

 

מהי סביבה ואקלים ארגוני ה"מדבר בשפה אימונית" ?

כפי שכבר ציינתי מקודם, האימון, מעבר להיותו פרקטיקת עבודה אפקטיבית הוא קודם כל "שפה" אותה דוברים חברי הארגון. דרך התייחסות למציאות ותפישת עולם לה הם שותפים והמוטמעת בכל רובדי הארגון ובעומק תרבותו הארגונית, ובמידה מסוימת גם בתרבותם האישית ובהתנהגותם הכללית של הפרטים החברים בו.

שיח באותה שפה אימונית הינה תנאי בסיסי והכרחי, אגב, ליצירת תהליך אימוני בעל תוצאות ובלעדיו הנחלת תהליכים שכאלו בארגון תהיה עקרה.

שפה אימונית מבוססת על מספר מרכיבים מרכזיים, ביניהם:

• אחריות– לקיחת אחריות אישית על תוצאות בחיים ובארגון.

• מעורבות ואכפתיות–  ללא אלו, אין טעם לעסוק בכלל בנושא.

• מחויבות לשינוי מתמיד ולצמיחה– אמונה כי העולם משתנה תמיד ועלינו להשתנות ולצמוח, כי אם נקפא על שמרינו לא נהיה רלוונטיים וסופנו להיעלם.

• חזון– הסתכלות לטווח הארוך וראייה רוחבית של "התמונה הגדולה". יכולת לדמיין את העתיד הרצוי ולהשוותו למצוי.

• ערכים- חזון רלוונטי העומד במבחן הזמן הוא תמיד חזון המבוסס על ערכים המעוגנים בתרבותנו ולאורם אנו הולכים.

• חקירה– לא להפסיק להטיל ספק ולשאול שאלות, לא להפסיק לערער על מוסכמות.

• אופטימיות– אמונה אישית וארגונית ביכולת לצמוח, להשתנות ולהגיע להישגים.

• כבוד– כבוד לנו וכבוד לזולתנו.

אם כן, ראשית ההטמעה של פונקציית האימון הפנים- ארגונית מתחילה באותו שינוי ערכי- תפישתי.

כמובן שתהליכי אימון בעצמם יוצרים את אותה השפה בקרב מתאמנים, אך זוהי דינאמיקה איטית הנובעת ממקור פרטני, ולא מומלץ לסמוך עליה בלבד כגורם לשינוי.

איך מטמיעים שינוי בחשיבה ותרבות ארגונית, זה כבר נושא למאמר אחר…

מיהו המאמן הפנים- ארגוני ומהם מאפייניו ?

המאמן הפנים- ארגוני הוא הפונקציה המקיימת תהליכי אימון בתוך הארגון ומדריכה מנהלים ועובדים בשפה ובפרקטיקה האימונית, על כך ארחיב בהמשך, אך קודם כל המאמן הארגוני הינו סוכן שינוי בתוך הארגון.

סוכני השינוי הארגוניים הינם חלוצים, אשר יש להם גם גישה חיובית בנוגע לרעיונות הדרכה חדשים וגם יכולת לשמש כמדגימים וכיועצים (וכמובן, כמאמנים…) לעמיתיהם.

ברצוני להדגיש כי סוכני השינוי באים מכל שלבי ההיררכיה הארגונית, וכי תהליך אימוני אינו מחויב להיות תהליך המבצע מנהל עם כפיפו, או עובד ותיק עם חדש (בניגוד לתהליך חניכה, למשל).

בארגון המחויב לשפה האימונית יכולים להתבצע תהליכים אימוניים בין שווים, או אף בהיררכיה הפוכה… הכול עניין של כבוד ופתיחות…

המאמן הפנים- ארגוני, בהיותו אחד מאותם "חדשנים", אותם "מאמצים מקדימים" של רעיונות חדשים יהיה, מן הסתם, גם מופת לחבריו באימוץ שפה אימונית מתקדמת בחברה.

רצוי גם שאדם שכזה יהיה אדם החי ברמת אינטגרציה אישית גבוהה, שכוונותיו, הצהרותיו ומעשיו תואמים זה לזה. מה שנקרא "to walk the talk"…

אם כן, מאפייני המאמן הפנים- ארגוני הם:

• סוכן שינוי– מאמץ מקדים של שינויים ורעיונות.

• בעל יכולת להשפיע ולהפיץ את החידוש.

• פועל באינטגרציה גבוהה– walk the talk.

מהם תפקידיו העיקריים של המאמן הפנים- ארגוני ?

שלושה תפקידים מרכזיים למאמן הפנים- ארגוני:

• לשמש, כאמור, כסוכן שינוי לרעיון ה"שפה האימונית" בארגון, לשמש כחלוץ, כמנהיג בלתי פורמאלי בסביבתו ולקדם את תפישת העולם האימונית וערכיה באמצעות דוגמה אישית.

• לקיים תהליכי הדרכה, חניכה והטמעה של הפרקטיקה האימונית בקרב העובדים ולמעשה להרחיב את מעגל סוכני השינוי ושל ה"מאמנים הפנים ארגוניים" הלא פורמאליים בארגון.

• לקיים בעצמו תהליכי אימון נקודתיים לאנשי מפתח ולקבוצות מפתח בארגון ולקחת חלק בתהליכי הכשרה, הדרכה, הטמעה, יעוץ וכל תהליך של שינוי ארגוני בהם הוא נדרש.

בטווח הארוך המטרה היא כי התפקיד השלישי יצטמצם בצורה ניכרת עקב שימוש איכותי בכלי האימון והטמעה איכותית של הפרקטיקה בתוך הארגון.

הרעיון הוא שהמאמן יעסוק יותר בהכשרת מאמנים בלתי פורמאליים ופחות באימון למתאמני "קצה".

ברור והגיוני כי בשלב הראשון דווקא הסעיף הראשון יהיה החלק הדומיננטי בתפקיד המאמן, אח"כ הדומיננטיות תעבור לסעיף השני, ולבסוף, כאמור, לשלישי.

כשנגיע למצב זה נדע כי התהליך נעשה נכון.

מהן התועלות אותן ממלא המאמן הפנים- ארגוני עבור הארגון ?

 

התפישה המתקדמת והרווחת בשנים האחרונות בתחום הניהול והארגונים רואה במשאב האנושי משאב אסטרטגי וחיוני להצלחת הארגון.

בזמנים אלו של התמקצעות גבוהה, של ארגונים מבוססי שירות ושל עובדי ידע סיסמה זו הינה הכרחית, אך זהו מזמן כבר אינו מאפיין הבלעדי רק לארגונים כאלו.

 

התועלות אותן ממלא המאמן הפנים ארגוני מתבטאות בכמה מישורים:

1. אימון משפר וממקסם יכולות של עובדים. שיפור יכולות מתבטא בכסף, או בכל ערך אחר אותו הציב הארגון (אם לא מדובר בארגון כלכלי).

2. אימון משמש ככלי להעצמה אישית של העובד, ועפ"י המודל הנזכר להלן זהו גם אינטרס אסטרטגי של הארגון.

3. להעצמה אישית אפקט הוליסטי ודינאמי. אדם שהועצם בהיבט אחד בעבודתו או בהתנהלותו, גם חלקים אחרים בחייו יושפעו מכך וכן תיווצר "דינאמיקה של הצלחה". עובדים מצליחנים יוצרים ארגון מצליח.

4. אימון הוא כלי דרכו מושרשות אמונות, תפישות, ערכים וחזון ארגוני בצורה חווייתית ואפקטיבית. ללמידה חווייתית אפקט חזק מאוד על הלומד/ מתאמן והיא מהירה ומוטמעת לזמן ארוך יותר מכל סוג אחר של למידה אנושית.

5. אימון יוצר אווירה טובה ואופטימית בארגון, תקשורת בינאישית איכותית ומקדם אמפתיות והכלה בקרב העובדים לצרכי האחר (לקוח, קולגה, הנהלה).

6. האימון הוא כלי. דרך כלי האימון ניתן לקדם כל שינוי ארגוני חיובי ולפעול להטמעתו המהירה בקרב העובדים.

7. האימון הוא כלי הממוצב כמתקדם, מודרני ומצליחני. ארגון החורט על דיגלו את השפה האימונית הוא ארגון הממוצב ככזה.

אילו תועלות הוא ממלא עבור העובדים?

אותה גישה מתקדמת במשאבי אנוש נשארת סיסמה בלבד כל עוד איננה מיושמת בשטח הלכה למעשה וכל עוד העובד בארגון אינו יכול לחוות במהלך שיגרת העבודה את אותה תפישה.

בנוסף לאותם סעיפים שצוינו לעיל, האימון ממלא תועלות נוספות עבור העובד בארגון:

• עובד המשתתף בתהליך אימוני במקום עבודתו יהיה עובד הנמצא לרוב בתוך דינאמיקה של הצלחה, ערך עצמי וחוללות עצמית גבוהה לכך השפעה מרחיקת לכת על כל תחומי חייו, גם מחוץ למעגל הארגוני.

• עובד שמרגיש כי משקיעים בו ובהצלחתו משאבים אמיתיים וכי הוא חלק חשוב בתהליך, אקטיבי ולא פסיבי, מרגיש טוב יותר עם עצמו ועם הארגון. לכך השלכות מרחיקות לכת על סביבתו ועל האקלים, האווירה הבלתי פורמאלית הקיימת בו.

• האימון נותן לגיטימציה לאווירה של פתרון סכסוכים שתפני (win-win), תקשורת בינאישית איכותית יותר, הבנת האחר ואכפתיות, מה שתורם לאווירה טובה יותר בארגון.

 

כיצד מתבצעת הטמעת ה"שפה האימונית" והפרקטיקה בתוך הארגון ?

הטמעת השפה האימונית ותהליכי האימון בתוך הארגון מתבצעים בשלושה שלבים (עפ"י קורט לוין):

• הכנה

• חדירת התהליך, ה"מעבר"

• חזרה לשגרה שלאחר השינוי וקליטה מלאה של התהליך בתרבות הארגונית.

הכנה:

לפני התערבות שכזו, כמו תהליך אימוני בקנה מידה נרחב בארגון והפיכתו ל"ארגון מתאמן" יש להכין את הקרקע היטב, ע"מ למנוע התנגדות פנימית לתהליך, הנובעת בד"כ מחוסר ידיעה ומידע לגבי התהליך וכן חוסר הבשלה והזדהות של העובדים לתהליך.

קליטה טובה של תהליך שכזה נעשית ע"י:

• הסברה פנים ארגונית מקדימה ואפקטיבית- פורמאלית וא- פורמאלית.

• שיתוף העובדים בכל הדרגים בתהליך.

• דוגמה אישית לשינוי ע"י ההנהלה הבכירה והעובדים הוותיקים.

• חיבור העובדים לתהליך הן במימד השכלי- הרציונאלי והן במימד הרגשי.

• סבלנות וסובלנות- לגבי הראשון, "רומא לא נבנתה ביום אחד". לגבי השני, אמפתיה והבנה שלכל אחד קצב משלו, ולא תמיד מהפיכה המשתקת חלק מהעובדים, הפסיביים יותר באוריינטציה האישית שלהם, היא הדבר הנכון לעשותו.

• תהליכים סדנאיים דינאמיים העוסקים בהתפתחות אישית ותקשורת בינאישית המבוצעים בארגון, פנימית או בסיוע חברת יעוץ חיצונית.

• הפעלת פיילוט קטן ומוצלח ויחצו"נו בארגון.

• זיהוי המאמנים הפנים ארגוניים הפוטנציאליים, בחירתם ויחצנו"ת התפקיד כלפיהם וכלפי עמיתיהם, כפיפיהם, מנהליהם וכו'.

 

חדירת התהליך, ה"מעבר":

לאחר ש"הכשרנו את הקרקע" הגיע הזמן לזרוע…

תהליך החדירה מתבצע בכמה מימדים:

• קביעת חזון לתהליך, מטרות, יעדים, לו"ז וקצב חדירה לארגון (מומלץ בהתייעצות עם חברת יעוץ או עם הגוף מכשיר המאמנים).

• הכשרת מאמנים פנים ארגוניים ושילובם ההדרגתי בתהליכי הדרכה בארגון ע"מ לקבע את עצם נוכחותם בתהליך.

• עריכת שינויים מתבקשים בנהלי העבודה ושילוב פונקציית המאמן בתוכם.

• השלמת התהליכים הסדנאתיים, הן האסטרטגיים, ברובד ההנהלה והן הקבוצתיים, לכל אורך הארגון ורוחבו.

• החדרת פונקציית האימון לתהליכי מפתח ספציפיים בארגון שנקבעו מראש ע"מ ליצור "הצלחות בשטח" וליחצנ"ן.

• קיום תחקירים והפקות לקחים אחת לתקופה קצובה (ודי קצרה, בשלב זה, ע"מ להיות עם ה"יד על הדופק" בשלב רגיש זה בתהליך).

• בטווח זמן מוגדר מראש- תחילת התפקיד השני של המאמן, יצירת ה"מעגל השני", השלישי ועוד של מאמנים בארגון, פורמאליים ובעיקר א- פורמאליים, סימן המעיד על הצלחת התהליך ומעבר טבעי לשלב הבא.

 

חזרה לשגרה שלאחר השינוי וקליטה מלאה של התהליך בתרבות הארגונית:

בשלב זה תפקידו של המאמן הפנים ארגוני הוא בעיקר ניהולי- הדרכתי והוא מתבטא

בעיקר בהיותו:

• משמש כבעל סמכות ומומחה פנימי לסוגיות מקצועיות בתחום האימון.
• מכשיר של מאמנים פנים ארגוניים נוספים, בעיקר מקרב עובדים חדשים (מעגל שני, שלישי…)
• מנהל לוגיסטי, יוזם ומלווה תהליכי אימון במחלקות שונות בארגון.

מהו אופי תהליך ההכשרה לתפקיד ?

תהליך ההכשרה לתפקיד מאמן פנים ארגוני נעשה בתכנית הכשרה מקצועית המעניקה בין השאר למאמן המיועד רקע ל"שפה האימונית" מעולם הניהול, מדעי ההתנהגות ומדעי החברה, מעבירה אותו תהליך של התפתחות אישית ואימון אישי (כמתאמן), חלק חיוני החשוב ביותר להצלחת תהליך ההכשרה, וכן כלים פרקטיים לניהול תהליך אימוני ולהכשרת מאמנים, ברמה הבסיסית, בארגונו.

כמובן שתהליך ההכשרה אינו יכול להיות גנרי לחלוטין ועליו לעבור כוונון סופי ועדין לשם התאמתו לאופיו של הארגון ולמטרותיו הייחודיות.

התהליך גם נותן בידי המשתתף בו כלים למיצובו בתוך הארגון, מעין כלים לשיווק עצמי שלו ושל הפונקציה החדשה אותה הוא ממלא בתוך הארגון וכן מיומנויות מתקדמות באינטראקציה בינאישית, החיוניות לתהליך האימוני.

מה בין מאמן פנים- ארגוני לבין יועץ ארגוני/ מאמן חיצוני לארגון וכד' ?

לשתי הפונקציות הללו מאפיינים משלהן, יתרונות וחסרונות.

כעיקרון, אני מאמין כי למאמן פנים ארגוני בהיותו חלק אינטגראלי מהארגון, אופיו ומטרותיו וכן עקב היותו מרושת חברתית, פורמאלית וא- פורמאלית בארגון, כוחו לשמש כסוכן שינוי לרעיונות חדשים גבוה הרבה יותר מאשר ליועץ/ מנחה/ מאמן חיצוני, הנתפס לעיתים כ"שליח ההנהלה" ה"מונחת" מלמעלה ועשוי להיתקל בהתנגדויות מקרב העובדים, החוששים לכוחם ובוחנים אותו אל מול אותו יועץ חיצוני.

ליועץ חיצוני גם נדרשת תקופת הסתגלות לאקלים הארגוני, לעיתים הוא לא יצליח לעולם לרדת לעומקו ולדקויות העדינות שבתוך אותו אקלים, אותו מרקם עדין של יחסים פנים ארגוניים. לעיתים טוב שכך, שהרי אין זה תמיד תפקידו…

למאמן שבא מבפנים והנתפס חיובית ע"י העובדים וההנהלה כאחד יש יתרון משמעותי באותו רובד עדין של אקלים ארגוני והבנתו.

למאמן פנים ארגוני ישנו יתרון נוסף בהיותו חלק בלתי נפרד (תפקודית, לאו דווקא פרסונאלית, למרות שהשאיפה היא אכן לעובדים שישאו בתפקיד זה, אף כתפקיד משני, לאורך זמן רב) מהארגון, מתפתח עמו ומלווה אותו לאורך זמן, בניגוד להתערבות יעוצית חיצונית שבאה, יוצרת "רעש" בארגון ו"הולכת" בחזרה (גם לזה יתרונות משל עצמם, אבל לא כאן המקום לפרטם…).

לסיכום:

במאמר זה ניסיתי לסקור את הרעיון והתפישה העומדת מאחורי הפונקציה של מאמן פנים- ארגוני.

גם בסיכום המאמר אני מעוניין לחזק את הנקודה הבסיסית העומדת בראשית דברי.

פרקטיקת האימון (ה"תהליך האימוני"), כמה שהיא חזקה ואפקטיבית כשיטת עבודה אינה יכולה לעמוד בפני עצמה ללא הטמעה עמוקה ואיכותית של ערכים, חזון ארגוני משותף, מאחוריו מתייצבים ההנהלה והעובדים ו"שפה אימונית" המושרשת היטב בכל רחבי הארגון. זהו המצע המאפשר הצלחות נקודתיות של תהליכים אימוניים המובילים לדינאמיקה, לאותו כדור שלג ההולך וגדל בתאוצתו של ארגון מנצח בסביבה חכמה ודינאמית במאה ה- 21.